Webinaarin pitäminen - Mitä kannattaa huomioida webinaarialustaa valitessa?

Miksi päädyin pitämään webinaareja ja miksi sinunkin kannattaisi?

Aloittaessani yrittäjänä ja perustaessani yritykseni, ILOA Consultingin myin lähes yksinomaan uravalmennus- ja työnhakupalveluita, joissa pääteemana oli (/on) osaamisen tunnistaminen ja osaamisen sanoittaminen sekä piilotyönhaku.

Yksityishenkilöille myydessä palveluiden hinta oli kuitenkin huomattavasti pienempi kuin yrityksille myydessä. Tästä syystä halusin miettiä heti yrittäjyyteni alkumetreillä sekä ajallisesti että rahallisesti kustannustehokkaita tapoja tavoittaa palveluistani kiinnostunut kohdeyleisö eli asiantuntija- ja esihenkilötyötä hakevat työnhakijat.

En myöskään viihtynyt liiemmin sosiaalisessa mediassa, joten tästäkin syystä vaihtoehtoisen markkinointitavan löytäminen tuntui houkuttelevalta.

Olin osallistunut yrittäjille tarkoitettuihin B2B webinaareihin. Niinpä päätin kokeilla, millaisia tuloksia saisin, jos tekisinkin B2C webinaarin eli webinaarin yksityishenkilöille (työnhaussa oleville tai työnhakua harkitseville).

Aloin kartoittaa eri webinaarialustoja, mutta pian huomasin, että suurin osa näistä oli todella kalliita. En halunnut maksaa turhasta, sillä en ollut varma, toimisivatko kuluttajille suunnatut B2C webinaarit liiketoiminnassani.

Olen koostanut tähän blogiartikkeliin 7+1 vinkkiä aiheesta 

Webinaarin pitäminen -  Mitä kannattaa huomioida webinaarialustaa valitessa?

Webinaarialustaa valitessa sinun kannattaa huomioida ainakin seuraavat kysymykset:

1. Haluatko pitää webinaarin livenä vai nauhoittaa sen ennakkoon?
2. Pystyykö webinaarialustalla luomaan ilmoittautumissivun helposti?
3. Paljonko webinaariosallistujia mahtuu mukaan webinaariin? (osallistujakapasiteetti)
4. Pystyykö webinaarialustalla muistuttamaan webinaariin ilmoittautuneita tulevasta webinaarista?
5. Paljonko webinaarialusta maksaa? (eli mikä on webinaaribudjettisi)
6. Haluatko pitää livewebinaarin?
7. Haluatko säästää aikaa ja välttää webinaaristressiä?

Lisäksi sinun on hyvä tietää, mitä webinaarialustoista “unohdetaan” usein kertoa.

Puran alle hieman tarkemmin, mitä näiden kysymysten taakse kätkeytyy.

Haluatko pitää webinaarin livenä vai nauhoittaa sen ennakkoon?

Miettiessäsi webinaarin pitämistä varsinkin ensimmäistä kertaa, suosittelen sinua arvioimaan:

• kuinka paljon jännität live-esiintymistä?
• millaiset tavoitteet sinulla on webinaarisi suhteen?
• haluatko vastata osallistujien kysymyksiin livenä?

Syy miksi kannustan miettimään juuri näitä asioita pohjautuu henkilökohtaisiin kokemuksiini.

Olen nimittäin (ollut!) todella kova esiintymisjännittäjä. Liveyleisön edessä esiintyminen webinaarissa tuntui pitkään mahdottomalta.

Tästä syystä päädyin itse järjestämään ensimmäisen webinaarini siten, että tallensin webinaarin ennakkoon ja upotin webinaaritallenteen webinaarialustalle. Webinaaripäivänä webinaari pyörähti käyntiin (webinaariautomaatio) ja minä jännitin kynsiä purren peiton alla, millaista palautetta saisin webinaaristani. En siis ollut lähelläkään tietokonetta!

Tämän jälkeen olen toki pitänyt webinaareja niin livenä kuin tallenteenakin eikä livewebinaari enää jännitä läheskään yhtä paljon. Automatisoitu webinaari / ennalta nauhoitettu webinaari oli kuitenkin minulle paras tapa aloittaa webinaarin pitäminen ja ylittää esiintymisjännityksen kynnys. Samaa suosittelen sinullekin, jos et pidä esiintymisestä tai esiintymisjännitys häiritsee liikaa!

Kannattaa kuitenkin ottaa tässä huomioon, että osallistujille on hyvä järjestää mahdollisuus kysyä webinaarissa mieleen heränneitä kysymyksiä.

Webinaarialusta, jota itse käytän mahdollistaa muun muassa chat-keskustelun sekä kysymysten lähettämisen sähköpostitse myös ennalta nauhoitettujen webinaarien osalta. Tällä tavalla osallistujilta tulleisiin kysymyksiin vastaaminen onnistuu helposti joko webinaarin aikana tai sen jälkeen.

Huom. Mikäli päädyt pitämään webinaarin livenä suosittelen, että otat siitä webinaaritallenteen, jotta voit jakaa sen ilmoittautuneille. Tällä tavalla tarjoat mahdollisuuden webinaarisi katsomiseen myös silloin, jos henkilö ei olekaan jostain syystä päässyt paikalle livenä.

Pystyykö webinaarialustalla luomaan ilmoittautumissivun helposti?

Välttääksesi turhaa säätöä, suosittelen panostamaan sellaiseen webinaarialustaan, jossa voit tehdä selkeän ilmoittautumissivun helposti.

Webinaarin ilmoittautumissivuun kannattaa panostaa, sillä tämä vaikuttaa muun muassa

• ilmoittautuuko henkilö webinaariisi vai ei
• millaiset odotukset webinaariisi osallistuvalla henkilöllä on webinaaristasi
• kuinka todennäköisesti webinaariin ilmoittautuja todella osallistuu webinaariisi.

Näistä syistä en itse fanita esimerkiksi Teams sovellusta tai Teams webinaaria, jossa ilmoittautumissivut ovat yleensä tylsiä.

Webinaarialustalla, jota itse käytän webinaarien pitämiseen, pystyn tekemään informatiivisen ja selkeän webinaarin ilmoittautumissivun vain muutamassa minuutissa. Webinaarialustalta löytyy valmiita pohjia, joihin minun tarvitsee vain kirjoittaa oman webinaarini tiedot ja klikata “julkaise”. Toki voin myös halutessasi liittää tälle webinaarialustalle erillisen ilmoittautumissivun, mutta ensimmäiset 2 vuotta olen mennyt webinaarialustan valmispohjilla ja järjestänyt onnistuneesti esim. 280 henkilön webinaarin.

Paljonko webinaariosallistujia mahtuu mukaan webinaariin?  (osallistujakapasiteetti)

Webinaarialustoissa on valtavia eroja sen suhteen, paljonko webinaariosallistujia mahtuu mukaan webinaariin. Osa alustoista sallii livenä esimerkiksi 100 osallistujaa kun taas toisiin mahtuu mukaan jopa 1000 tai enemmän. Webinaarin osallistujakapasiteettiin vaikuttaa tottakai se, kuinka paljon olet valmis maksamaan webinaarialustastasi.

Omasta kokemuksestani voin todeta, että aluksi kannattaa tähdätä esimerkiksi 100 webinaari-ilmoittautujaan ja kun tämä on saavutettu, voit pikkuhiljaa lähteä kasvattamaan määrää.

Kannattaa myös muistaa, että läheskään kaikki webinaari-ilmoittautujat eivät osallistu webinaariisi livenä. Itseasiassa monien tutkimusten mukaan vain 40-50% ilmoittautuneista todella ilmestyy paikalle. Tästä syystä onkin järkevää, että tarjoat tavalla tai toisella pääsyn webinaaritallenteelle jälkeenpäin. Ei myöskään kannata pettyä, sillä aina löytyy myös ihmisiä, jotka eivät katso edes jakamaasi tallennetta.

Pystyykö webinaarialustalla muistuttamaan webinaariin ilmoittautuneita tulevasta webinaarista?

Riippumatta siitä, millaisia tavoitteita sinulla on webinaarisi suhteen suosittelen, että otat käyttöön sellaisen webinaarialustan, jonka kautta pystyt lähettämään kaikille webinaari-ilmoittautuneille sähköpostimuistutuksia. Tällä tavalla voit vaikuttaa siihen, osallistuuko webinaariisi 100 ilmoittautuneesta 40 vai 50 henkilöä ja moniko katsoo tallenteen.

Alla kuvankaappaus esimerkkinä käyttämäni webinaarialustan “muutamista” muistutusviestimahdollisuuksista:

Paljonko webinaarialusta maksaa?

Lähtökohtaisesti olen sitä mieltä, että pelkän hinnan perusteella webinaarialustaa ei kannata valita, vaikka hinta kannattaakin ottaa huomioon.

Budjetista, kaipaamistasi webinaarin ominaisuuksista ja osallistujakapasiteetista riippuen, webinaarialusta hinta voi vaihdella rajustikin. Tyypillisesti webinaarialustan saa edullisemmin, mikäli on valmis investoimaan alustaan kerralla koko vuodeksi (webinaarialusta vuosimaksu).

Kilpailuttaessani itse webinaarialustaa päädyin hankkimaan lopulta webinaarialustan kertamaksulla.

Haluatko pitää livewebinaarin?

Uskon, että webinaarin pitämistä suunnitellessa monelle tulee mieleen nimenomaan livewebinaarit. Haluan kuitenkin antaa sinulle toisenkin vaihtoehdon. Kerron tästä seuraavaksi.

Haluatko säästää aikaa ja välttää webinaaristressiä?

Käytännössä kyseinen webinaarisovellus toimii siten, että voin nauhoittaa webinaarivideon ennakkoon ja ajastaa sen näkymään silloin kuin itse haluan. Osallistujamäärässä ei ole kattoa.

Voin myös itse valita, haluanko mahdollistaa webinaariin osallistujalle chattailun yksityisesti tai julkisesti. Eli vaikka en puhukaan webinaarissa reaaliajassa, voin silti vastata livenä osallistujien kysymyksiin kirjallisesti - jos siis haluan. Chatin lisäksi valittavana on myös sähköpostitse kysymysten vastaanottaminen.

Tällä hetkellä näihin automatisoituihin, ennaltanauhoitettuihin webinaareihin on tarjolla sekä kuukausi- että vuosimaksulliset vaihtoehdot.

• “Like-live” = webinaariosallistujalle näyttää kuin webinaari olisi livenä, mutta kyseessä onkin ennalta tallennettu webinaari (ja sinä voit yrittäjänä makoilla vaikka aurinkorannikolla). Tähän voit valita myös useita webinaarin esityspäiviä, joista ilmoittautuja voi valita sopivimman.
• “Just-in-time” = ilmoittautuessaan henkilölle tulee vaihtoehto, jossa näkyy että webinaari on alkamassa ´”ihan pian” eli esim 1-30 minuutin kuluttua.
• “Ongoing series” = soveltuu esim. valmennusohjelman ennalta nauhoitettujen viikkolivejen toteuttamiseen
• “Multi-day webinars” = soveltuu, jos haluat jakaa webinaarisi sisällön esimerkiksi lauantaille ja sunnuntaille
• “Challenges” = voit hyödyntää tätä, jos haluat luoda seuraajillesi esim. 5 päivän haasteen, jonka päätteeksi myyt jotain palveluasi.

Ja tosiaan, kaikkiin näihin vaihtoehtoihin on mahdollista liittää yksityinen ja julkinen chat siten, että voit halutessasi vastailla chatin kautta osallistujien kysymyksiin samalla kun webinaaritallenne pyörii osallistujille. Lisäksi voit lisätä tallenteelle ponnahdusikkunana tarjouksen - mikäli siis tavoitteenasi on myydä jotakin.

Kuten siis huomaat, webinaarisovellus sopii erityisen hyvin esiintymisjännittäjille. ;)

Mitä webinaarialustoista “unohdetaan” usein kertoa?

Yksi asia, joka minua ärsyttää webinaarialustojen myyntisivuissa on se, että moni tarjoaa mahdollisuutta hyvin edulliseen kokeilujaksoon. Ymmärrän toki, että kyseessä on markkinointikikka ja keino madaltaa ostokynnystä, mutta mitä webinaarialustoista “unohdetaan” usein kertoa on se, että kokeilujakso ei yleensä riitä tulosten saamiseen.

Käytännössä webinaarin markkinointi ja ilmoittautuminen kannattaa nimittäin avata hyvissä ajoin (kokemukseni mukaan mielellään ainakin 2 viikkoa aiemmin). Tästä syystä en suosittele laskemaan sen varaan, että sinulla olisi “ilmainen webinaarialusta”.

Ahdistavin moka, jonka itse tein webinaarialustaa valitessani: Otin ennen nykyistä webinaari sovellusta käyttööni TODELLA kalliin webinaarialustan, jonka maksuton kokeilujakso ehti umpeutua juuri ennen webinaariani. Voit arvata miten tässä kävi… Tuon törkykalliin webinaarialustan yritys veloitti kortiltani 948 dollaria. Olin pudota penkiltä, kun näin tämän veloituksen!

Toivon, että tästä blogiartikkelista on sinulle hyötyä kun edessäsi on webinaarin pitäminen ja mietit mitä kannattaa huomioida webinaarialustaa valitessa.