Löysitkö kiinnostavan työpaikkailmoituksen, muttet ole aivan varma kannattaako juuri sinun hakea? 

Saatat tässä kohtaa myös miettiä,

kannattaako rekrytoijalle soittaa?

Lyhyt vastaukseni on, että rekrytoijalle kannattaa soittaa aina, jos työpaikkailmoituksessa on annettu rekrytoijan yhteystiedot (puhelinnumero) ja sinulla on jotakin kysyttävää. Parhaassa tapauksessa puhelu jää positiivisesti rekrytoijan mieleen ja erotut eduksesi jo ennen ansioluettelon lähettämistä. 

Ennen kuin soitat toivon kuitenkin, että luet alta muutaman vinkin, jotka olen koostanut sinulle. Näiden vinkkien avulla voit hyödyntää verbaalista ja jopa nonverbaalista viestintää puhelimessa silloin, kun soitat työpaikkailmoituksen perään. 

Alla vinkkejä, miten jätät hyvän ensivaikutelman työnhakijana rekrytoijalle soittaessasi. Toki moni näistä vinkeistä pätee myös esimerkiksi puhelinhaastattelutilanteisiin!

Tähän väliin, ennen kuin avaan tarkemmin ensivaikutelman syntymiseen vaikuttavia asioita, lienee paikallaan mainita taustastani. Olen tehnyt työurani aikana töitä niin puhelinmyyjänä, buukkaajana kuin rekrytointienkin parissa. Ennen yrittäjyyttäni työskentelin kuitenkin 6,5 vuotta B2B-myynnin ja myynnin konsultoinnin parissa. Uskallan siis väittää tietäväni yhtä jos toistakin ensivaikutelman syntymisestä (ja luomisesta). Monet asioista olen oppinut yrityksen ja erehdytyksen kautta. Haluan jakaa oppini sinulle, jotta voit välttyä mahdollisilta samoilta “virheiltä”, joita itse olen aikani toistanut.

Ja sitten… Seuraavan kerran, kun mietit

kannattaako rekrytoijalle soittaa,

voit kysyä itseltäsi nämä kaksi kysymystä: 

Koetko, että työpaikkailmoituksessa tai yrityksen nettisivuilla ei ole mainittu asiaa, joka vaikuttaa

1.  joko kiinnostukseesi paikkaa kohtaan tai 
2. siihen, miten kohdennat hakemustasi?  

Mitä soittamiseen liittyen sitten kannattaa huomioida?

Voi kuulostaa siltä, että nostan riman heti korkealle, mutta totuus on, että ihminen muodostaa ensivaikutelman toisen ihmisen ulkoisesta olemuksesta jopa alle sekunnissa* (lähde1), joskin esimerkiksi Forbesin artikkelin (lähde2) mukaan sinulla on “jopa” seitsemän sekuntia aikaa jättää hyvä ensivaikutelma. Lienee siis turvallista väittää, että ensivaikutelma syntyy myös puhelimessa muutamissa sekunneissa. Vaikkakin Yalen yliopiston tutkimuksen mukaan huononkin ensivaikutelman voi vielä mahdollisesti korjata (lähde3), sanoisin silti “älä yritä tätä kotona” vaan keskity mieluummin luomaan hyvä ensivaikutelma, jota ei tarvitse myöhemmin paikkailla - pääset paljon vähemmällä vaivalla.

Mitkä asiat vaikuttavat ensivaikutelman syntyyn puhelimessa?

1. Verbaalinen viestintä

Vaikkakin verbaalisella eli sanallisella viestinnällä on joidenkin tutkimusten mukaan vain 7% merkitys viestinnässä (lähde4), kannattaa sanavalintoihin tietenkin kiinnittää huomiota niin puhelimessa kuin kasvotustenkin. Verbaalisen viestinnän osalta pyri pitämään seuraavat asiat:

• Kiinnitä huomiota sanavalintoihin (vrt. “Onko hyvä hetki” vs. “Onko huono hetki”)
• Ole kohtelias jokaiselle jonka kanssa keskustelet (myös asiakaspalvelijalle, vaihteen työntekijälle tai sihteerille!)
• Unohda teitittely - olemme ihan samanarvoisia ihmisinä, joten CEO / rekrytoija / tms eivät tarvitse tässä erikoiskohtelua (ainakaan suomeksi soittaessa)
• Tiivistä - saatuasi vastauksen, voit osoittaa kuunnelleesi ja ymmärtäneesi asian, tiivistämällä ja tekemällä yhteenvedon kuulemastasi.
• Vältä täytesanoja - ööö, niinku, tota..

2. Nonverbaalinen viestintä

Nonverbaalisen eli sanattoman viestinnän hyödyntäminen vaatii puhelimessa myös enemmän panostamista kuin kasvotusten, koska kuulija ei näe ilmeitäsi, eleitäsi, kehosi liikkeitä ja asentoasi. Kiinnitä siis huomioita seuraaviin asioihin:

• Muista puhetempo 
  • puhu reippaasti ja itsevarmasti hyvällä temmolla
  • liian nopea puhetempo viestii herkästi rauhattomuutta
  • hidas puhetempo (etenkin yhdistettynä hiljaiseen puhetapaan) sen sijaan saattaa antaa vaikutelman innottomuudesta.
• Artikuloi selkeästi
  • Ole sanoissasi selkeä 
  • Vältä muminaa
• Kiinnitä huomiota äänenvoimakkuuteesi 
  • Vältä huutamista ja sipinää - pyri löytämään balanssi näiden kahden väliltä
  • Hiljainen ääni voi luoda mielikuvan siitä, ettet ole asiasi tasalla tai luota itseesi
• Kiinnitä huomioita äänensävyyn
  • Keskity koko puhelun ajan pitämään äänensävysi positiivisena
  • Hymyile - tämä kuuluu kyllä luurin toiseenkin päähän (tällä tavoin pystyt äänensävyn avulla välittämään kuulijalle myös viestin ilmeestäsi)
• Kuuntele 
  • Klisee, mutta ihmisellä on kaksi korvaa ja yksi suu ihan syystä
  • Kannattaa miettiä jatkokysymykset jo ennen puhelua, jotta et joudu miettimään seuraavaa kysymystä rekrytoijan vastauksen aikana, jotta voit keskittyä kuuntelemaan.
  • Älä keskeytä.
• Tauot puheessa 
  • Tauot ovat tehokeino ja näitä kannattaa hyödyntää heti puhelun alussa (Etunimi Sukunimi terve TAUKO Soitanko sopivasti, ehditkö kanssani minuutin? TAUKO Soitan tosiaan...) 
    • Me kaikki olemme törmänneet puhelinmyyjiin, joiden “myyntispiikki” on kirjoitettu siten, että toinen ei saa suunvuoroa erehdyttyään vastaamaan. Tämä ei luo luottamusta. Ole siis rohkea ja tauota puhettasi alusta asti. Luot tällä tavoin puhelun alusta asti luottamusta (asiasi on niin tärkeä, että sinun ei tarvitse runnoa sitä tärykalvojen läpi väkisin - saat kyllä tarvitsemasi ajan).
  • Annat vastapuolelle mahdollisuuden suunvuoroon, vaikket erikseen odota vastausta johonkin tiettyyn kysymykseen. 
• Hengitä ;)
  • Vaikka nämä seikkaperäiset ohjeet saattavat aiheuttaa pientä puuskutusta, tasaa hengityksesi ennen kuin soitat ja muista hyödyntää edellä mainittuja taukoja myös lisähapen ottamiseen - tällä tavoin vältyt puuskuttamiselta kesken lauseen.
  • Vinkki: Seiso suorassa puhuessasi (tämä auttaa yleensä myös hengittämään paremmin!)
• BONUS: Osa meistä on kovia puhumaan myös käsillään ja tämän merkitystä ei kannata väheksyä puhelimessakaan. Parhaassa tapauksessa oppimasi puhetyyli (sanat yhdistettynä käsien liikkeisiin) luo vakautta puheeseen ja pystyt rytmittämään luonnollisemmin puhetta käsien liikkeen avulla. Itselläni on tapana viuhtoa niin puheluissa kuin (etä)tapaamisissakin, sillä se on keinoni rytmittää puhetta ja tuoda painoa sanoille.

 Entä jos rekrytoija ei vastaa puhelimeen?

Lähtökohtaisesti työpaikkailmoituksessa mainitun yhteyshenkilön yksi työtehtävistä on vastata puhelimeen. Jos et saa rekrytoijaa kiinni ensimmäisellä soitolla, kannattaa lähettää tekstiviesti (mikäli kyseessä on matkapuhelinnumero) perään ja kertoa, millä asialla soitit. Tällä tavoin jätät rekrytoijalle jo yhden jäljen itsestäsi ja kiinnostuksestasi ko. paikkaa kohtaan, ja rekrytoija saattaa myös vapauduttuaan soittaa sinulle takaisin. 

En kuitenkaan itse jäisi odottamaan takaisin soittoa, vaan soittaisin uudelleen soittoaikojen puitteissa, kuten myös yo. tekstiviestissä viittasin. Myyntiä tehdessä minulla on tapana sanoa, että “Ei ole asiakkaan tehtävä soitella myyjän perään, vaan myyjän tulee soittaa asiakkaalle.” Ja tässä vaiheessa, kun tarjoat osaamistasi, olet ikään “myyjä” ja siksi sinun kannattaa osoittaa oma aktiivisuutesi.
 

VINKKI: Tallenna rekrytoijan nimi, yritys, puhelinnumero ja position nimi puhelimeesi - tällöin tiedät heti, mihin paikkaan liittyen saat puhelun (myös rekrytointiprosessin myöhemmässä vaiheessa). 

On hyvä myös muistaa, että rekrytoija ei varmasti kiusallaan jätä vastaamatta puhelimeen, vaan hän saattaa esimerkiksi puhua toista puhelua tai haastattelu on saattanut venyä. Kymmenen soittoyritystä peräjälkeen ei siis auta asiaa - tässäkin maalaisjärki auttaa.

Milloin ei kannata soittaa?

Ei varmastikaan jäänyt epäselväksi, että olen lähtökohtaisesti aina soittamisen kannalla. On kuitenkin sanottava, että tähänkin on poikkeuksensa. Mikäli soittaminen tuntuu sinusta todella väkinäiseltä eikä mielessäsi ole yhtään kysymystä (saatika useampaa kysymystä), ei puhelua kannata tehdä vain siksi, että lähes kaikki siitä toitottavat. Ilmiselvän kysymyksen esittäminen saattaa jopa tehdä käänteisen vaikutuksen. Lue siis työpaikkailmoitus huolella, jotta et esitä kysymystä, johon vastaus löytyy suoraan työpaikkailmoituksesta. 

Lisättäköön tähän myös rekrytoijan työajan kunnioittaminen. Älä soita toimistoaikojen ulkopuolella, ellei ilmoituksessa erikseen mainita, että rekrytoija ottaa vastaan puheluita myös iltaisin ja/tai viikonloppuisin. Noudata lisäksi soittoaikoja - ne on annettu varmasti hyvästä syystä. Moni rekrytoija hoitaa yhtäaikaa jopa kymmeniä eri hakuja, haastattelee työnhakijoita ja tapaa asiakkaita, joten noudattamalla annettuja soittoaikoja osoitat kunnioitusta myös rekrytoijan aikaa kohtaan. Lisäksi säästät omia hermojasi, sillä saat varmasti rekrytoijan paremmin kiinni annetussa aikaikkunassa.

Yksi juttu vielä!

Ymmärrän hyvin, että jokaisen pienen yksityiskohdan muistaminen on mahdotonta ja tekee puhelusta herkästi luonnottoman. Sen sijaan, että muuttaisit kaiken kerralla, kannustan kiinnittämään huomioita yhteen seikkaan kerrallaan. Lisäksi teet varmasti jo monta näistä asioista ihan luonnostaan hyvin. Voisitko kuitenkin seuraavaa puhelua tehdessäsi kiinnittää huomiota johonkin listaamistani asioista?
 

Nyt tiedät, kannattaako rekrytoijalle soittaa! Kiitos, että luit. Toivon sinulle menestystä työnhakuun! Ja kun olet valmis nostamaan LinkedIn-profiilisi uudelle tasolle, tutustu “LinkedIn-profiili kuntoon” -verkkokurssiin! 🔽 -

Lähteet: